Kontroll / Åtgärd / Förklaring vid ofullständig korttransaktion
I mycket ovanligt förekommande fall kan en korttransaktion bli genomförd i kortterminalen men inte i kassaprogrammet. Detta kan till exempel bero på en bråkdels sekunds tillfällighet där kommunikationen just vid ögonblicket när kortterminalens godkännandesignal ska returneras till kassan av olika anledningar bryts på väg tillbaka (glappande kablar såsom RS232, USB, ström, tillfälligt nätverkstapp mm.). Om detta skulle ske kan det visa sig i att kortterminalen presenterar köpet som "godkänd" på kortterminalens display medan kassan aldrig från något svar från kortterminalen och till slut antingen gör en "time out" eller hamnar i en låsning. Kassapersonalen märker detta i regel tydligt i att det inte kommer ut något kundkvitto från kassan.
Om man misstänker att detta har skett är det viktigt att hantera situationen olika beroende på den eventuella påverkan i kassan.
Tänk på: I artikeln talar vi om att ta ut en x-rapport och göra kortavslut. Nets kan vara inställt (via avtalsnummer (baxi-nummer)) att alla kortterminaler gör kortavslut samtidigt. I dessa fall behöver det även avspegla typen av x-rapport som tas ut för att jämföra. Här behövs alltså en x-rapport för ALLA terminaler.
Exempel på symptom
Gemensamt de gånger detta skett har det visat sig i att det inte genererats något kassakvitto trots att den betalande kunden upplevt att kortterminalen gav beskedet "godkänd".
- Betalning upplevs "godkänd" i kortterminalen men inget kassakvitto genereras.
- Kassans kortbetalningsfönster får en "Time Out" och går sedan tillbaka till kvittofönstret trots att kunden upplever att kortterminalen visade "godkänd". Inget kvitto skapades.
- Låsning i kassan efter upplevd "godkänd" betalning i kortterminalen. Inget kvitto registreras.
1. Kortbetalningarna har ökat men kontanterna minskat. (Kortavslut och x-rapport visar samma belopp på kort).
Ett scenario är att korttransaktionens signal delvis men ofullständigt kommit in till kassan eller att CleanCash-boxen av någon anledning blockerat transaktionen efter att kortterminalen godkänt denna. Detta kan då medföra att kortbetalningen registreras i kassan trots att kvittot aldrig slutfördes. Sker detta kommer kassaprogrammet reglera det inkommande korttransaktionsbeloppet mot kontantkassan, likt att man tar ut kontakter ur en bankomat (en ökning av kort och en minskning av kontanter). Om detta skett kan inslaget åtgärdas genom att sälja samma varor igen men istället slå ut kvittot mot kontanterna som precis "togs ut".
- Säkerställ att kortbetalningarna stämmer. Enklast är att ta ut ett kortavslut och jämföra med x-rapporten. Kortbeloppet på x-rapporten bör stämma överens med kortavslutet.
- Titta även under Dagliga Rutiner - Korttransaktioner - Lyckade där den senaste kortbetalningen bör framgår.
- Kontrollera även kontanterna för dagen tillsammans med kunden. Sannolikt har dessa minskats med samma belopp som korttransaktioner. (Om kunden inte använder kontanter ser man enkelt detta genom att kontanterna visar ett negativt belopp. Om kunden har kontanthantering och man inte tydligt ser minskningen bör kassan räknas fysiskt och jämföras mot de kontanter som är registrerade på x-rapporten.)
Åtgärd
- Slå in samma varor och eventuella rabatter mm. på ett nytt kvitto och ta betalt mot kontanter.
Kassan kommer öka upp de "uttagna" kontanterna (samma belopp som precis blev minus i kontanterna) och korrigera sig själv, redovisningen i kassan blir därmed rätt.
2. Ingen ökning av kortbetalning och ingen påverkan på kontanter. (Kortavslutet har ett högre belopp än x-rapporten).
Om det varken skett någon ökning av kortbetalningarna eller påverkan på kontanterna har transaktionsinformationen troligen inte kommit fram till kassan alls. Om detta skett bör kassan tillfälligt ställas om mot extern kortterminal för att slå ut kvittot mot kortbetalning. Tänk på att detta enbart kan göras efter att transaktionen är kontrollerad.
- Ta ut ett kortavslut och jämför med kortbeloppet på kassans x-rapport.
Om kortavslutet visare ett högre belopp än x-rapportens med motsvarande beloppet från det försvunna kortköpet tyder detta på att transaktionen gick vidare för inlösen trots att kassan ej fått någon information om detta.
- För att vara helt säker bör även kunden säkerställa med sin kortleverantör att transaktionen kommer debiteras och inte bara reserveras.
Åtgärd
- När transaktionen är verifierad kan kassan tillfälligt ställas om att använda "extern kortterminal" via Arkiv - Inställningar - Företagsuppgifter - Kortbetalning.
- Starta om kassan och slå därefter in samma varor samt eventuella rabatter mm. på ett nytt kvitto och slutför betalningen mot "Kort". Detta kommer då registreras som kortbetalning på kassarapporten utan att göra en ny transaktion igenom kortterminalen.
- Ställ därefter tillbaka kassan till samma kopplingsväg som tidigare via Arkiv - Inställningar - Företagsuppgifter - Kortbetalning.
- Starta om kassan igen och gör en test av kommunikationen mot den kassakopplade kortterminalen.
När detta är gjort innebär det att kvittot registreras som en kortbetalning och kassaredovisningen kommer att stämma.
OBS! Säkerställ att ingen annan försäljning i någon av kundens eventuella andra kassor görs under tiden extern kortterminal används.
Tänk på att om dagsavslutet är gjort kan eventuella korrigeringar enbart utföras på den öppna dagen. Oavsett om felet gäller en tidigare dag eller aktuell dag bör kunden informera sin redovisare om den uppkomna situationen.