Generellt om / Tänk på vid Organisationsnummerbyte.
Om en kund exempelvis tar över en butik som använder vår PC-baserade kassalösning, eller av andra anledningar tar över en kassa från ett bolag som använder något av våra kassasystem, måste ett ägarbyte registreras och utföras i kassan. Det är ytterst viktigt att rätt juridiska ägare (organisationsnummer) är korrekt i kassaprogrammet innan försäljningen påbörjas. Ett ägarbyte är förenat med både en kostnad och administration och ska först beställas genom att kunden kontaktar den lokala kassaåterförsäljaren som i sin tur beställer detta via vår orderavdelning eller "ÅF-portalen". En normal behandlingstid för ett ägarbyte(organisationsnummerbyte) är ca två (2) veckor från dess att beställningen blivit godkänd, så planera med fördel efter detta. Det är viktigt att ta del av all information i detta avsnitt för alla som på något sätt hanterar organisationsnummerbyte.
Organisationsnummerbyten görs ej på "drop in" och utan föranmälan samt inte utan god planering.
Kortfattat om organisationsnummerbyte.
- Gamla ägaren måste ta ut allt de vill spara innan bytet görs.
- Om bytet avser "samma ägare" kan det föranmälas installation av eventuell instans för tillgänglig historik. Godkännande av frånträdande firmatecknare krävs.
- Om bytet också samtidigt innebär att kassan ska förändras från fiskal till icke fiskal version (köra kassan utan kontrollenhet) måste detta tydligt föranmälas i beställningen.
- Sälj ej på samma dag som bytet ska göras.
- Undersök och föranmäl i beställningen vad kundens "Försäljningsnamn" ska ändras till.
- Om presentkort eller annat (bokningar, serviceordrar mm.) ska behållas måste detta föranmälas och kund informeras om att försäljningstransaktionerna manuellt måste bokföras.
- Vid behov bör frånträdande och tillträdande kund undersöka de regler och avtal som gäller vid eventuellt övertag av personuppgiftsrelaterad data.
- Säkerställ och föranmäl om WebOffice och andra eventuella moduler/plugins ska ägarbytas eller stängas av.
- Säkerställ att eventuell kassakopplad kortterminal blir ägarbytt via kortleverantören.
- Skapa en backup innan bytet sker och be den frånträdande kunden att lagra filen på en USB-sticka eller liknande.
- Kontaktuppgifter till tillträdande kund måste skickas in i samband med övrig bolagsinformation i beställningen.
- Informera kunden om hur de aktiverar fjärranslutning och att de behöver vara på plats vid bokningstillfället för bytet.
- Säljaren som har kontakt med kund säkerställer ifall kunden har behov av extra utbildning (utöver det som finns tillgängligt via Helpdesk) eller annan hjälp utanför normal support för eventuell tilläggsbeställning av detta.
- Förklara för tillträdande kund att genomföra relevant registrering hos Skatteverket.
- Viss möjlighet vid specialtillfällen för akuthantering av organisationsnummerbyte kan finnas. Beställs separat.
Viktigt att tänka på.
Bokföringshistorik och försäljningshistorik rensas.
När ett organisationsnummerbyte är klart har bland annat all försäljningsrelaterad historik som den gamla ägaren haft rensats ut ur kassans databas. Kassan kopplas sedan om till den nya ägaren som börjar om "från början". Bokföringsunderlag (Z-nummer) och försäljning (kvittonummer mm) kommer räkna från nummer 1 på den tillträdande kunden direkt efter att organisationsnummerbytet är gjort i kassan.
Bland annat registervård, knappar och kundregister kvarstår däremot efter driftsättning och behöver vid behov manuellt hanteras.
Informera frånträdande kund att ta ut allt de behöver innan bytet görs.
För säljaren som tar emot samtalet med kunden är det viktigt att redan där informera frånträdande kund att de manuellt behöver ta ut all information ifrån kassan som de vill spara innan organisationsnumret sker. När bytet är gjort är försäljningshistorik och bokföringshistorik borta då detta inte ska tillhöra den tillträdande kunden.
Ändra från fiskal till icke fiskal. (Ifall nya kunden ska köra utan kontrollenhet).
Om den tillträdande kunden har undantag och ska få kassan förändrad till icke fiskal version (ej krav på kontrollenhet) måste detta tydligt informeras i beställningen så att denna information når teknikern som hanterar bytet. Om teknikern som hanterar bytet inte kan läsa denna information i beställningen kan denna förändring från fiskal till icke fiskal ej utföras.
Tillgänglig historik i undantagsfall.
Om det är samma ägare (från exempelvis enskilt bolag till aktiebolag) finns möjlighet att en separat "instans" av det gamla bolaget installeras på huvudkassadatorn (denna instans installeras enbart på huvudkassadatorn). Denna instans kommer enbart finnas där för att se tidigare historik och används inte till något mer än detta. Om en kund ska ha en separat instans installerad med föregående bolag ska detta föranmälas vid beställningen av orgbytet och då ska även ett underlag och godkännande ifrån tidigare ägare (firmatecknare) skickas in till supporten för arkivering. Detta kan vara en mejlbekräftelse skriven av ägaren eller ett inskannat fysiskt dokument. Innan detta dokument finns tillgängligt kan ej orgbytet genomföras då instansuppsättningen görs i samband med detta. Ange information om ärendet för både frånträdande organisationsnummer och ägare samt tillträdande.
Ange i mailets ämne "Godkännande för instansinstallation vid orgbyte - XXXXXX-XXXX". (Där XXXXXX-XXXX är den frånträdandes organisationsnummer)
Ingen försäljning samma dag som organisationsnummerbytet.
Det är också viktigt att informera den tillträdande kunden att ingen försäljning kan vara gjord den dagen då organisationsbytet ska genomföras. Om de har såld på den felaktiga kunden på morgonen så kommer bytet ej kunna gå att genomföra förrän nästa fysiska dag.
Vad det nya försäljningsnamnet ska ändras till.
Undersök med kunden och informera i beställningen vad kassans "Försäljningsnamn" ska ställas till. I många fall har kunderna ett juridiskt namn som följer bolaget men ett annat namn de "kallar sig" - detta behöver teknikern veta vid organisationsnummerbytet.
Behålla presentkort och annat.
Undersök också med kunden och föranmäl redan vid beställningen ifall presentkort eller annat ska behållas i databasen från gamla ägaren över till den nya ägaren. Tänkt dock på att bland annat dessa historiskt laddade presentkort manuellt måste hanteras samt bokföras av nya ägaren då ingen transaktion för försäljningen av dessa finns i den tillträdande kundens kassa. Detta är mycket viktigt att informera kunden om. Det man får möjlighet att behålla vid bytet är enligt bilden nedanför.
Personuppgiftsrelaterad information.
Om den frånträdande kunden inte rensar ut eventuella kundregister eller annan personuppgiftsrelaterad data, likt kassörer och annat, rekommenderar vi att den frånträdande och tillträdande undersöker de regler som gäller för deras verksamhet i samband med eventuella övertagande av personuppgiftsrelaterad information.
Moduler och plugins måste hanteras.
Om den gamla kunden har använt WebOffice eller andra specifika moduler/plugins (Swish, Resurs, Retail24) måste dessa också föranmälas vid beställning ifall de ska bytas eller stängas av.
Eventuell kassakopplad kortterminal hanteras separat.
Ett ägarbyte i kassaprogrammet påverkar inte ägaren i kortterminalen och denna måste hanteras separat. Säkerställ att kortterminalen antingen kopplas ifrån helt eller att denna ägarbyts korrekt via relevant kortleverantör. Tänk på att göra ett kortavslut innan kortterminalen kopplas ifrån då vissa kortleverantörer inte annars kan hämta upp de "sista" transaktionerna.
Frånträdande kund bör spara sin backup.
Innan frånträdande kund lämnar ifrån sig kassan är vår rekommendation att de ta ut en backup-fil från datorn och lagrar på en USB-sticka eller liknande. Ifall det i framtiden skulle behöva återskapas information från kassan finns det då möjlighet för supportavdelningen att via denna backupfil öppna konsultprojekt för att hämta ut information. Backupfilen lagras generell i mappen C:\Backup på huvudkassan. För att hitta eventuell personligt inställd sökväg se denna via kassamenyn Inställningar - Systemuppgifter - Säkerhetskopia. Backupen lagras i regel också av teknikern på datorns skrivbord vid tillfället för bytet.
Kontaktuppgifter för tillträdande kund behövs och denna person behöver vara på plats samt känna till fjärrsupporten när bytet görs.
När ägarbytet beställs behövs, utöver all information om båda bolagen och dess ägare, kontaktuppgifter till den tillträdande kunden. Den tillträdande kunden ska också vara informerad av säljaren att de kommer bli kontaktad av supportpersonal för att planera in organisationsnummerbytet. Tidpunkter för organisationsnummerbyten sker i regel på morgonen vid klockan 08:15. Det är också viktigt att redan i samtalet med kunden förklara hur man kommer åt fjärranslutningen då bytet sker genom att tekniker ansluter till detta på kundens "huvudkassa" och genomför bytet. Det är också viktigt att kunden är på plats vid tidpunkten för bokning då de behöver bekräfta och kontrollera på skärmen att uppgifterna för den tillträdande ägaren är korrekta.
Eventuell utbildning eller tilläggshjälp.
Det är upp till säljaren som talar med kund att säkerställa eventuell uppstartshjälp och utbildning. Ifall den nya kunden är i behov av utbildning erbjuds kostnadsfritt det material som finns tillgängligt via helpdesk (www.kassasupport.se). All eventuell övrig utbildning (utöver normal support) kan vara förenat med tilläggskostnad och behöver därav beställas separat.
Registrera hos Skatteverket.
Informera kunden att de när driftsättningen är klar och ägarbytet är gjort behöver registrera kassan samt kontrollenheten hos Skatteverket. Detta går att läsa mer om i separata guider via vår kundportal.
Akutbyte
I vissa fall och helt beroende på övrig supportbelastning och tillgänglighet finns i vissa fall möjlighet för akuthantering av organisationsbyte. Akuthantering av organisationsbyten kan vara förenat med tilläggsavgifter och ska anges som detta vid beställning. Ingen garanti för viss tidsram eller åtgärdstid samt specifik tidpunkt eller dag för denna eventuella specialhantering finns.